Le pôle Administration-Finances RH est une équipe support qui vient en soutien aux collaborateurs.trices de toutes les activités associatives de Refugee Food : organisme de formation, pôle aide alimentaire et restauration sociale, pôle sensibilisation, etc. Ce poste est fait pour vous si vous souhaitez être stimulé.e par un environnement coopératif, dynamique et innovant, inscrit dans un projet d’économie sociale et solidaire.
Sous la responsabilité directe du Directeur Administratif & Financier, vous aurez à charge des missions qui se structurent autour de la comptabilité, du contrôle de gestion & du pilotage budgétaire. Vous serez pleinement intégré.e à la vie des pôles et des projets, dans un environnement de travail stimulant, engagé et gourmand !
50% de votre temps sera consacré au suivi des projets de formation cuisine dédiés aux personnes réfugiées (programme TOURNESOL et ROMARIN), co-financés par le Fonds Asile Migration Intégration de l’UE.
TOURNESOL est un programme de formation professionnelle qualifiante en cuisine destiné aux réfugiés et primo-arrivants, comprenant des cours de français, une formation au métier, des stages en entreprise, des modules de formation pour préparer son entrée dans le monde du travail.
ROMARIN est un programme de pré-formation en restauration destiné aux réfugiés et primo-arrivants, visant à faire découvrir les métiers, développer des compétences de base et préparer les stagiaires à l’entrée en formation qualifiante. Les deux programmes comportent des cours en collectif et un accompagnement individuel à l’insertion sociale et professionnelle.
I - DESCRIPTION DES MISSIONS
1 - Missions transverses à l’association (50% du poste)
Missions de comptabilité
Facturation fournisseurs : réception numérique des factures, vérification de leur conformité, mise en paiement
Facturation clients : émission de factures, suivi des paiements, gestion des relances
Rapprochement bancaire, collecte des justificatifs manquants
Pré-comptabilité effectuée avec des logiciels de production comptable
Comptabilité en binôme avec le responsable administratif et financier (pré-formation d’une semaine à ces missions)
Suivi et amélioration continue des outils de contrôle de gestion mis en place :
Comptabilité analytique & pilotage du suivi analytique par projets
Participation à l’établissement des budgets prévisionnels annuels
Animation des réunions budgétaires avec les directeurs de projet (rythme mensuel)
Participation à la stratégie des financements :
Participation au suivi des financements : convention, rédaction des appels de fonds, suivi des paiements
Participation aux dépôts et rendus budgétaires des financements en collaboration avec les directeurs de projets
Ces missions vous permettront d’apprécier des typologies de financement très différentes dans le monde de l’ESS : subventions (collectivités, national, européen), mécénat, campagne de dons, taxe d’apprentissage, etc.
2 - Missions spécifiques au suivi des projets de formation TOURNESOL et ROMARIN, co-financés par l’UE (50% du poste)
Contribuer au suivi administratif et financier jusqu’au versement du solde
Suivi de l’avancement du projet : budget, échéances, livrables
Appui à la préparation des demandes de paiement (acomptes/solde) et à la préparation des pièces aux demandes de compléments
Appuyer la sécurisation de la mise en concurrence, des achats et de la facturation
Appui à la réalisation des consultations / mise en concurrence : demandes de devis, relances, collecte, analyse, synthèse, formalisation des réponses
Suivi de la contractualisation (bon de commande/contrats) et des engagements
Suivi des factures fournisseurs : réception, contrôle (conformité et service fait), validation, mise en paiement
Mise à jour des tableaux de suivi financier au fil de l’eau
Suivre les dépenses de personnel affecté au projet
Collecte et contrôle des justificatifs RH (contrats de travail, lettres de mission, bulletins de salaire, etc.)
Actualisation mensuelle du tableau de suivi dédié
Assurer la collecte et la conformité des preuves de réalisation (formations)
Collecte, contrôle de la conformité, et archivage des feuilles d’émargement et des autres preuves de réalisation du projet (bilans, comptes rendus, livrables, supports, etc.)
Vérification de la cohérence activité,participants et dépenses, en lien avec les équipes projet
Participer au respect des obligations FAMI et à la sécurisation de la piste d’audit
Collecte des pièces et appui au contrôle de conformité des pièces avec les obligations règlementaires en termes de communication/publicité
Classement et archivage selon l’arborescence définie, suivi analytique (Pennylane) et centralisation des pièces
Contribution à la mise à jour des procédures internes de gestion et préparation aux contrôles
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins de l’association et des appétences personnelles.
II - CONDITIONS DE L’OFFRE
Prise de poste dès que possible
Lieu d’exercice : Multi-sites (Paris 5ème- 12ème - Paris 13ème - Paris 14ème)
CDD 18 mois - 39h
Rémunération : entre 33 et-35K€ bruts annuels
Prise en charge de tous les déjeuners (avantage en nature nourriture)
Remboursement 50% pass Navigo ou forfait mobilité douce
6 semaines de congés payés
